Gain de temps
Configurez l’ascenseur, l’eau, le chauffage une seule fois sur le site. Au moment de créer un bail, vous l’ajoutez comme charge en quelques clics, sans ressaisir catégorie ni clé.
Ajouter un service collectif à un site
Vous gérez un immeuble, une résidence ou même une simple maison ? Certaines dépenses ne portent pas sur un seul locataire mais sur l’ensemble du site : l’ascenseur, l’eau froide commune, le chauffage collectif, le gardien, l’enlèvement des ordures ménagères… Sur FairePlace, vous créez ces dépenses une fois comme services collectifs rattachés au site. Vous pouvez ensuite les ajouter à n’importe quel bail comme charge facturable, en récupérant automatiquement la catégorie et la clé de répartition que vous avez configurées.
Pourquoi créer un service collectif ?
Section intitulée « Pourquoi créer un service collectif ? »Quand vous louez plusieurs logements dans un même bâtiment, certaines dépenses sont mutualisées. Plutôt que de les saisir à la main pour chaque bail à chaque fois, vous configurez une fois le service au niveau du site, et FairePlace s’occupe du reste.
Calcul cohérent
La clé de répartition (surface, occupant, millièmes…) est définie au niveau du site, donc tous les baux du site appliquent la même règle.
Décompte clair
Chaque locataire qui a la charge sur son bail reçoit un décompte détaillé indiquant à quoi correspond chaque ligne : ascenseur, chauffage, etc.
Conformité légale
Seules les charges autorisées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 peuvent être récupérées sur vos locataires. FairePlace vous guide pour rester conforme.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Tutoriel pas à pas
Section intitulée « Tutoriel pas à pas »-
Ouvrez le site concerné
Dans le menu latéral, Biens → Immeubles & adresses. Cliquez sur le site, puis sur Modifier en bas du panneau de droite.
Le panneau de droite a bien un onglet Services, mais il ne sert qu’à consulter : il n’offre aucun moyen d’ajouter quoi que ce soit. C’est Modifier qui ouvre la fiche du site, en pleine page.
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Allez dans l’onglet Services
La fiche s’ouvre sur Général et porte trois onglets : Général, Services, Documents. Cliquez sur Services, puis sur + Ajouter un service.
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Donnez un nom clair au service
Dans le champ Nom du service, saisissez quelque chose qui parlera à vos locataires :
Eau froide,Ascenseur,Chauffage collectif,Gardien,Antenne TV collective… -
Ajoutez une description (optionnel)
Précisez la portée :
Eau froide collective avec compteur général,Maintenance trimestrielle de l'ascenseur Otis. Cela facilite le suivi et apparaît aussi sur le décompte. -
Activez « Service facturable » si nécessaire
Si vos locataires doivent participer aux frais de ce service, activez le switch. Sinon (par exemple un service que vous offrez gratuitement), laissez désactivé : le service est documentaire et n’apparaîtra pas sur leurs factures.
Activer le commutateur fait apparaître les trois champs suivants, qui restent masqués tant que le service n’est pas facturable.
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Choisissez la catégorie de service
Les quatorze catégories sont celles du décret 87-713, et chacune affiche sa référence juridique : Eau froide collective, Chauffage collectif, Ascenseur, maintenance, Espaces verts, Ordures ménagères…
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Précisez le type d’espace
Indiquez où se situe le service : commun intérieur (hall, couloirs, cages d’escalier), commun extérieur, privatif, technique (chaufferie, local compteurs), jardin, parking, services télécoms.
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Choisissez une clef de répartition par défaut
La clef indique comment le coût total sera réparti entre les locataires du site. C’est obligatoire pour un service facturable. Voir la section suivante pour bien choisir.
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Validez avec « Ajouter le service »
Le service est sauvegardé et apparaît dans la liste, avec sa catégorie et son type d’espace. Vous pourrez le modifier ou le supprimer à tout moment.
Bien choisir sa clé de distribution
Section intitulée « Bien choisir sa clé de distribution »La clé de distribution est la règle de calcul qui partage le coût total entre les locataires. FairePlace en propose 7 :
Surface
Au m² loué. Idéal pour le chauffage, l’eau chaude collective, ou tout service dont la consommation dépend de la taille du logement.
Nombre d'occupants
Par personne déclarée dans le bail. Adapté à l’eau froide, à l’enlèvement des ordures.
Consommation mesurée
Selon les relevés de compteurs individuels. Pour les services équipés (eau chaude individuelle, chauffage avec compteurs).
Parts égales
Chaque locataire paie la même part. Adapté pour des services équivalents pour tous (interphone, antenne).
Millièmes
Selon les tantièmes de copropriété. Obligatoire pour les charges de copropriété d’immeubles soumis au statut.
Équipements
Par équipement présent dans chaque logement (radiateurs, prises, etc.).
Forfait (parts égales)
Parts égales, pour les services facturés au forfait plutôt qu’au réel.
Et après ? Vision vers le bail
Section intitulée « Et après ? Vision vers le bail »Créer un service collectif ne le rattache pas automatiquement à vos baux en cours. C’est un gabarit que vous réutilisez ensuite. Voici le flux complet :
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Vous créez le service collectif sur le site (étape ci-dessus).
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Vous ouvrez un bail concerné : celui d’un locataire qui occupe un logement de ce site.
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Dans l’onglet Charges du bail, vous cliquez sur Ajouter une charge et sélectionnez le service collectif. La catégorie et la clé de distribution sont pré-remplies depuis le service, vous gagnez du temps tout en restant libre de les ajuster pour ce bail spécifique.
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Vous indiquez le montant annuel estimé (ex. :
1 200 €/anpour le chauffage collectif). FairePlace le divise en 12 et l’ajoute à la quittance mensuelle du locataire. -
Le locataire paie une provision mensuelle avec son loyer. Sur sa quittance, il voit clairement :
Loyer 800 € + Charges 100 € = 900 €. -
Une fois par an, vous régularisez. Vous comparez ce que vous avez réellement dépensé avec les provisions encaissées, puis reversez la différence ou facturez le complément à chaque locataire.
Modifier ou supprimer un service
Section intitulée « Modifier ou supprimer un service »Depuis la liste des services dans l’onglet Services du panneau d’édition du site, vous trouverez deux actions sur chaque ligne :
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✏️ Modifier : rouvre la modale avec les champs préremplis. Vous pouvez changer le nom, la description, activer ou désactiver le switch facturable, ou modifier la catégorie / clé de distribution.
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🗑️ Supprimer : retire le service du site (avec une confirmation).
Exemples concrets
Section intitulée « Exemples concrets »Vous gérez un immeuble de 4 appartements avec un compteur général d’eau froide. Chaque année, la régie d’eau vous facture environ 1 800 €.
- Service :
Eau froide - Catégorie :
Eau - Type d’espace :
Technique(compteur général) - Clé :
Nombre d'occupants(1 personne = 1 part) - Provision mensuelle estimée :
1 800 € / 12 mois ÷ 4 occupants ≈ 37,50 € par locataire
En fin d’année, vous comparez avec la facture réelle et régularisez.
Maintenance annuelle Otis : 720 € + électricité 180 €. Vous gérez 3 lots dans une copropriété, vos millièmes sont 350/1000.
- Service :
Ascenseur - Catégorie :
Ascenseur - Type d’espace :
Technique - Clé :
Millièmes(350/1000 ÷ nombre de lots) - Provision mensuelle estimée :
(720 + 180) × 350/1000 / 12 mois ÷ 3 lots ≈ 8,75 € par locataire
Vous entretenez un petit jardin commun (taille de haies 4×/an, tonte bimensuelle au printemps-été). Coût annuel : 600 €.
- Service :
Entretien des espaces verts - Catégorie :
Parties communes - Type d’espace :
JardinouCommun extérieur - Clé :
Surface(au m²) - Note : seuls les petits travaux d’entretien courant sont récupérables (tonte, taille). Les gros travaux (replantation, mur) restent à votre charge.
Quelle différence entre un service facturable et une charge sur le bail ?
Section intitulée « Quelle différence entre un service facturable et une charge sur le bail ? »Le service est défini une fois au niveau du site (« il existe un ascenseur ici, partagé selon les millièmes »). La charge est la déclinaison concrète de ce service sur un bail spécifique (« le locataire X paie 8,75 € par mois pour cet ascenseur »). Vous configurez le service une seule fois et il sert de modèle pour tous les baux du site.
Puis-je rendre un service facturable après l’avoir créé ?
Section intitulée « Puis-je rendre un service facturable après l’avoir créé ? »Oui. Modifiez le service et activez le switch Service facturable. Vous devrez alors renseigner la clé de distribution par défaut et la catégorie. Les baux existants ne seront pas automatiquement mis à jour, vous devrez les ouvrir un à un pour ajouter la charge si besoin.
Que faire si la clé proposée ne convient pas ?
Section intitulée « Que faire si la clé proposée ne convient pas ? »Vous pouvez changer la clé au cas par cas au moment de créer chaque bail. La clé du service est un défaut, pas une obligation. Si aucune des 7 clés proposées ne vous convient, créez une clé personnalisée dans les paramètres de votre organisation.
Mon site est en mono-propriété, ai-je vraiment besoin de services ?
Section intitulée « Mon site est en mono-propriété, ai-je vraiment besoin de services ? »Pour un site mono-propriété avec un seul locataire : non, vous pouvez saisir les charges directement sur le bail. Pour un site avec plusieurs locataires (immeuble entier loué par appartements), oui, les services mutualisent la configuration et évitent les erreurs.
Le décret 87-713 limite-t-il vraiment ce que je peux facturer ?
Section intitulée « Le décret 87-713 limite-t-il vraiment ce que je peux facturer ? »Oui. Une charge non listée dans le décret n’est pas récupérable sur le locataire. Si vous facturez une charge non éligible, le locataire peut réclamer son remboursement, et vous être condamné à des dommages-intérêts. FairePlace propose uniquement les catégories conformes au décret.