Enregistrer une location déjà en cours

Votre locataire est dans les lieux, et le bail a été signé il y a des mois ou des années. Vous voulez vos quittances, pas un nouveau contrat.

Ce parcours est fait pour ça. Il ne produit ni bail, ni signature, ni diagnostic : il enregistre seulement ce qu’une quittance doit porter. Comptez cinq minutes, votre bail papier sous les yeux.

Où le trouver

Quittances, dans la barre latérale. Tant qu’aucun bail n’est actif, l’écran propose Enregistrer une location déjà en cours.

Ce qu’il faut avoir sous la main

Votre bail suffit : tout ce que le parcours demande y figure, sauf parfois l’email et le mobile de votre locataire.

Les cinq écrans

À droite de chaque écran, l’aperçu de la quittance se remplit à mesure que vous avancez. C’est ce que recevra votre locataire.

1. Vous, bailleur

Le nom qui signera vos quittances. Vous êtes un particulier, ou une société ou une SCI : la raison sociale et le SIREN deviennent alors obligatoires. Viennent ensuite la civilité, le nom, l’email, le téléphone et l’adresse.

Tapez l’adresse complète et choisissez la suggestion : le numéro, le code postal et la commune se remplissent seuls.

Si votre compte connaît déjà un propriétaire, choisissez-le dans la liste. Ses coordonnées sont reprises telles quelles, et se modifient depuis sa fiche.

2. Votre locataire

Civilité (facultative), prénom, nom, email et téléphone. Le prénom est obligatoire : la quittance identifie les deux parties. L’email est l’adresse à laquelle partiront ses quittances.

3. Le logement

Appartement ou maison, un nom pour le reconnaître dans vos listes, sa surface, et son adresse. L’adresse est prise dans la Base Adresse Nationale, puisqu’elle sera imprimée sur chaque quittance.

Si le logement est déjà dans vos Biens, choisissez-le : son adresse et sa surface sont reprises, et c’est son propriétaire qui signera les quittances.

4. La location

• Le logement est loué vide ou meublé.
• Règlement des charges : aucune charge en sus (le loyer est tout compris), provision (une avance mensuelle, régularisée chaque année sur les dépenses réelles) ou périodique (facturé au réel, sur justificatifs). Pour un logement vide, le forfait n’est pas proposé : hors colocation, la loi l’interdit (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
• Loyer hors charges et charges mensuelles, tels qu’ils figurent au bail ou après sa dernière révision.
• Début du bail, et le jour du mois où le loyer est payé.

5. Vérification

Un récapitulatif de chaque bloc, avec un lien Modifier, puis la quittance telle qu’elle sera émise.

Enregistrer la location crée tout d’un coup : le propriétaire, le logement, le locataire, et un bail actif qui les relie.

Si vous êtes interrompu

Ce que vous saisissez est gardé tant que l’onglet reste ouvert. De retour sur Quittances, Reprendre vous ramène à l’étape où vous en étiez, et Recommencer à zéro efface la saisie.

Fermer l’onglet efface le brouillon. C’est voulu : il contient les coordonnées de votre locataire, qui n’ont pas à rester sur votre ordinateur.

Et ensuite

Une fois la location enregistrée, vous arrivez sur son bail, en lecture seule : il est actif. Deux onglets s’y ajoutent, Quittances et Résiliation, pour la suite de sa vie.

Dans Quittances, la location a sa ligne, mois par mois. Vous pouvez émettre vos quittances dès l’enregistrement, y compris pour les mois passés.

• Loyer reçu émet la quittance du mois. C’est gratuit, et vous la téléchargez en PDF.
• La faire envoyer par FairePlace se débloque pour 4,90 € par an, sans abonnement. Vous recevez alors un email à chaque échéance : un clic, et la quittance part chez votre locataire.
• L’envoi par email suppose l’accord de votre locataire : la loi le demande pour une quittance dématérialisée (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Tant qu’il manque, la ligne du mois l’indique.

L’accueil de l’application passe lui aussi en mode suivi : la location compte comme un bail actif. Voir Émettre une quittance et L’accueil de l’application.

Ce que ce parcours ne fait pas

Il ne rédige pas de bail et ne demande aucune signature. Il ne contrôle pas non plus le contrat que vous avez signé : il n’en connaît que ce qu’une quittance imprime.

Pour un nouveau locataire, suivez plutôt Bien démarrer.

Articles connexes : Émettre une quittance | Bien démarrer | Les statuts d’un bail